Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung

Was wird benötigt, um eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen?

Zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung sind folgende Unterlagen vollständig beizubringen:

1.    Angabe zum Abrechnungszeitraum oder ein Muster der bisher durch Sie zuletzt erstellten Betriebskostenabrechnung.

2.    Alle Mietverträge der Mieter (welche im Abrechnungszeitraum im Objekt wohnen oder gewohnt haben) in Kopie.

3.    Eine Tabelle (Aufstellung) mit allen nötigen Angaben wie Lage der Wohnung, Mieternamen, Wohnfläche, Personenzahl, Angaben zu den aktuellen monatlichen Vorauszahlungen des Mieters, sowie Angaben der Ablesungen zum Anfang und Ende des Abrechnungszeitraums von Zwischenzählern (Wasser, Strom,… sofern nicht vom Mieter direkt an das Versorgungsunternehmen gezahlt wird). Bei Mieterwechseln sind die Angaben des Auszugs des Vormieters der Wohnung, evtl. Leerstände sowie die Angaben des neuen Mieters einzufügen. Ebenso Zwischenstände der Zähler vom Auszug des alten Mieters bzw. Einzug des neuen Mieters.

4.    Sämtliche umlagefähige Kostenbelege, welche im Haus abgerechnet werden:
Grundsteuerbescheid, Wasser-/Abwasserrechnung, Versicherungsrechnungen (Wohngebäude/Haus- und Grundbesitzer Haftpflichtversicherung), Müllgebühren, Schornsteinfeger, Niederschlagswasser, Straßenreinigung, Wartung der Heizung etc. in Kopie

Bei Ein/Auszug während des Abrechnungszeitraum bitte Zwischenzählerstände aufschreiben und beifügen, sofern verbrauchsabhängig abgerechnet wird.

Keine Reparaturrechnungen!

Bei überschneidenden Rechnungen, welche nicht identisch mit dem Abrechnungszeitraum sind, werden alle Belege benötigt, die den Abrechnungs-zeitraum abdecken.

Für Betriebskostenpositionen, bei denen sich die Kosten zum Vorjahr nicht verändert haben, bitten wir um einen schriftlichen Hinweis. Ebenso für Kosten, die nicht jährlich anfallen (z.B. bestimmte Schornsteinfeger- oder Wartungskosten)
 
5.    Bei Eigentumswohnungen zusätzlich
 
Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung (bei Mieterwechsel gesplittet),
Aufstellung ggf. über Zählerstände bei Mieterwechsel Zwischenzählerstände,
Angaben zu Nebenkostenvorauszahlungen
Grundsteuerbescheid

 
6.    Weitere Angaben werden bei Mischobjekten (Gewerbe und Wohnungen) benötigt. Hier ist die Angabe beizufügen, ob ein Vorwegabzug z. B. für den Gefahrenerhöhungsanteil bei der Versicherung (mögl. bei Gaststätten o. ä.)  Niederschlagswasser (mögl. wenn z. B. Wohnhaus und Gewerbehalle auf dem Grundstück sind) o.ä. anfällt, der nur auf das Gewerbe entfällt. Die nötigen Angaben bitten wir entsprechend schriftlich als Beleg beizufügen.
7.    Heizkostenabrechnungen können durch unser Haus nicht erstellt werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an ein entsprechendes Unternehmen für Heizkosten.
Die fertige Heizkostenabrechnung wird in der Betriebskostenabrechnung dann ggfs. mit eingearbeitet.

Der Gesetzgeber gibt eine großzügige Frist zum Erstellen der Abrechnung: Ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Abrechnung beim Mieter vorliegen. Danach ist diese verwirkt!

Eine Einreichung der Unterlagen bei uns muss mindestens 3 Monate (je früher desto besser) vor Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen. Wir bitten Sie, nur vollständige und geordnete Unterlagen einzureichen. Nur so kann eine fristgerechte Erstellung der Betriebskosten gewährleistet werden.

Bei erstmaliger Erstellung bitten wir um Terminvereinbarung!

Hinweis: Um unnötigen nachträglichen Schriftverkehr oder Telefonate während der Bearbeitung zu vermeiden, bitten wir nur komplette geordnete Unterlagen einzureichen. Bei ungeordneten Unterlagen müssen wir aufgrund des erhöhten Zeitaufwandes eine gesonderte Bearbeitungsgebühr nach Zeitaufwand in Rechnung stellen. Für evtl. falsch übermittelte Daten oder Angaben übernehmen wir keine Haftung und lehnen bereits zum jetzigen Zeitpunkt jegliche Zahlungsersatzansprüche ab. Eine Korrektur der Abrechnung aufgrund falsch übermittelter Daten wird mit 18,00 EUR pro Wohneinheit in Rechnung gestellt.

Die fertig erstellte Betriebskostenabrechnung senden wir Ihnen auf dem Postweg (Einwurf-Einschreiben) zu oder Sie holen Sie nach Absprache in der Geschäftsstelle ab.

Bitte reichen Sie nur Kopien ein!

Bitte Fristen beachten!

Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sofern im Mietvertrag vereinbart ist, dass der Mieter Nebenkosten zahlt. Die Abrechnung muss jährlich und innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dieses gilt auch, wenn diese durch Dritte erstellt werden.

Aufgrund der zunehmenden Menge, sowie den höheren Anforderungen an die Betriebskostenabrechnungen bitten wir Sie, sich zukünftig an den von uns vorgegebenen Abgabetermin (spätestens ca. 3 Monate vor Fristablauf) zur Erstellung Ihrer kalenderjährlichen Betriebskostenabrechnungen zu halten. (Stichtag siehe auch Mitgliederzeitung)

Bei jahresübergreifenden Abrechnungen sollten die Unterlagen ebenfalls spätestens 3 Monate vor Fristablauf ihrer Abrechnungen, bei uns eingegangen sein.

Wir bitten Sie, nur vollständige und geordnete Unterlagen einzureichen (möglichst in einer Klarsichthülle oder Schnellhefter).

Nur so kann gewährleistet werden, dass Ihre Abrechnung fristgerecht bis zum Ende des Fristablaufes, erstellt werden kann.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei verspäteter Abgabe oder unvollständiger Unterlagen eine zeitnahe Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht mehr garantieren können und Ihnen dadurch Nachteile gegenüber Ihren Mietern entstehen können.

Daher weisen bereits jetzt schon darauf hin, dass wir bei verspäteter oder unvollständiger Abgabe der Unterlagen jegliche Haftungsansprüche hierfür ablehnen.

 

Typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung entstehen durch das Nichteinhalten der Fristen. Erfolgt keine fristgerechte Zustellung der Abrechnung, verfallen die Ansprüche des Vermieters. Die Betriebskostenabrechnung muss nach dem Abrechnungszeitraum zugestellt sein. Der Abrechnungszeitraum ist nach Ende des zwölften Monats. Nachforderungen oder Korrekturen an den Abrechnungen durch den Vermieter können nicht mehr vorgenommen werden, nachdem die Frist abgelaufen ist. Neben einer verspäteten Abrechnung gibt es noch andere häufige Fehler, die vermeidbar sind. Vor allem falsche Kostenabrechnungen lassen sich in vielen Betriebskostenabrechnungen finden.

Häufige Fehler in einer Betriebskostenabrechnung auf einen Blick:

  • abgelaufene Frist
  • falscher Umlageschlüssel
  • falscher Abrechnungszeitraum
  • Unvollständigkeit
  • Fehler in der Heizkostenabrechnung
  • Abweichung vom Mietvertrag
Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung

Was bestimmt die Betriebskostenabrechnung?
Mithilfe einer Betriebskostenabrechnung wird festgestellt, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder eine Rückzahlung vom Vermieter erhält.

Wann ist eine Betriebskostenabrechnung notwendig?
Wenn im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung der Betriebskosten vorgesehen ist, wird nach Ende des Abrechnungszeitraums (12 Monate) eine Betriebskostenabrechnung fällig.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Der Begriff Nebenkosten wird umgangssprachlich für den Begriff Betriebskosten verwendet. Das Gesetz definiert alle Kosten, die unter die Betriebskosten fallen. Für die Nebenkosten gibt es kein entsprechendes Gesetz. Nicht alle Nebenkosten sind somit direkt Betriebskosten.

Können Mieter einer Betriebskostenabrechnung widersprechen?
Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung bis zu vier Wochen Zeit, bevor Sie eine Nachzahlung leisten müssen und können der Abrechnung widersprechen. Die Widerspruchsfrist beläuft sich auf 12 Monate und der Widerspruch sollte schriftlich erfolgen. Bei erfolgreichem Einspruch gegen die Abrechnung erhält der Mieter den Nachzahlungsbetrag vom Vermieter zurück. Der Mieter kann vom Vermieter außerdem eine Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen fordern.

Welche Nebenkosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Nicht umlegbare Nebenkosten sind jene Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss. 

Dazu zählen insbesondere: 

  • Verwaltungskosten: Kosten für die Verwaltung des Mietobjekts, wie z. B. Bürokosten, Gehälter des Verwaltungspersonals und Porto. 
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Ausgaben für Reparaturen und Erneuerungen des Gebäudes, die nicht im laufenden Betrieb anfallen. 
  • Finanzierungskosten: Zinsen und Tilgungen für Kredite, die der Vermieter zur Finanzierung des Gebäudes aufgenommen hat. 
  • Abschreibungen: Wertminderungen des Gebäudes oder der Ausstattung. 
  • Privatnutzung des Vermieters: Kosten, die durch die private Nutzung des Vermieters entstehen, wie z. B. Betriebskosten für seine eigene Wohnung im Mietobjekt. 

Diese Kostenarten dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen und müssen vom Vermieter selbst getragen werden.

Was beinhaltet eine Betriebskostenabrechnung?

Betriebskosten sind regelmäßige Kosten, die einmal im Jahr in einer Abrechnung aufgelistet werden. In einer Betriebskostenabrechnung werden die Kosten dargelegt, die dem Eigentümer durch die Nutzung des Gebäudes entstehen. Die Abrechnung sollte immer in Schriftform erfolgen, unterschrieben sein und dem Mieter per Post zukommen. Ausschließlich wiederkehrende Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. 

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Gemäß § 259 BGB muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung folgende Angaben enthalten:

  • die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten, d.h. die gesamten Rechnungskosten für eine Dienstleistung o.ä., selbst wenn nur ein Teilbetrag umlegbare Betriebskosten sind
  • die Gesamtbetriebskosten der einzelnen Kostenarten
  • die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels, die Berechnung des Betriebskostenanteils des Mieters je Betriebskostenart
  • die Summe der Vorauszahlungen des Mieters
  • der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters von seinem Betriebskostenanteil
  • die Angabe des Rechnungssaldos

Umlagefähige Betriebskosten: diese Kosten können auf Mieter umgelegt werden

Umlagefähige Betriebskosten sind jene Kosten, die Vermieter auf die Mieter umlegen dürfen. 

Dazu zählen unter anderem: 

  • Grundsteuer: Die kommunale Abgabe für das Grundstück. 

  • Wasserversorgung: Kosten für Frisch- und Abwasser. 

  • Heizung und Warmwasser: Betriebskosten der Heizungsanlage und Warmwasserversorgung. 

  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung: Kosten für die regelmäßige Reinigung und Schädlingsbekämpfung. 

  • Gartenpflege: Pflege und Instandhaltung der Grünanlagen. 

  • Aufzugskosten: Wartung und Betrieb des Aufzugs. 

  • Müllabfuhr: Kosten für die Entsorgung von Abfällen. 

  • Beleuchtung: Kosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche. 

  • Hausmeister: Kosten für Hausmeisterdienste. 

  • Versicherungen: Gebäudeversicherungen wie Feuer- und Haftpflichtversicherung.

Weitere Betriebskosten ergeben sich aus dem § 2 der Betriebskostenverordnung. Diese Kosten müssen im Mietvertrag klar definiert und transparent abgerechnet werden.

 

Verschiedene Verteilerschlüssel für eine Betriebskostenabrechnung

In der Betriebskostenabrechnung gibt es verschiedene Verteilerschlüssel, um die Kosten fair auf die Mieter zu verteilen. 

Die häufigsten sind: 

  • Wohnfläche: Die Betriebskosten werden entsprechend der Quadratmeterzahl der jeweiligen Wohnung aufgeteilt. Diese Methode ist besonders bei großen Gebäuden üblich. 

  • Personenzahl: Die Kosten werden nach der Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen verteilt. Dies ist sinnvoll bei Verbrauchskosten wie Wasser. 

  • Einheitenanzahl: Hierbei wird die Anzahl der Wohneinheiten als Grundlage genommen. Diese Methode wird seltener verwendet. 

Die Wahl des Verteilerschlüssels sollte im Mietvertrag festgelegt sein und nachvollziehbar angewendet werden.

 Bei Wohnungseigentümergemeinschaften sollte im Mietvertrag auf die Verteilungsmodalitäten der WEG hingewiesen werden.